En una empresa que le he hecho consultoría estaba realizando un análisis de los procesos de comunicación interna. Observé que un mensaje de parte del dueño de la empresa se enviaba a cada empleado por la plataforma de comunicación interna, pero también se pegaban en carteles en las entradas y sitios de paso, adicionalmente se imprimía en papel y se le enviaba por mensajería interna a cada empleado.
Entonces pregunté “¿Por qué se le envía en papel y se gasta tanto dinero y recursos?” y me dijeron “Porque siempre se ha hecho así” … Una terrible frase que en mi opinión habría que desterrar de cualquier organización.
Como si la fuerza del hábito, por sí misma, fuese suficiente para justificar los métodos de trabajo. En ocasiones ni siquiera las personas recuerdan o conocen el por qué las cosas se hacen de la manera que las están haciendo.
De hecho, el mismo Papa Francisco instó a abandonar “el cómodo criterio del siempre se ha hecho así. No vale”. El mismo Papa invitó a actuar con audacia, creatividad y a “repensar los objetivos, las estructuras, el estilo y los métodos evangelizadores” de la Iglesia católica.
Pero los procesos y procedimientos se quedan obsoletos y si no actualizamos podemos ser mucho menos productivos. Generalmente no queremos cambiar las cosas:
• Por no meternos en líos
• Por no querer cambiar Statu Quo
• Porque no queremos salir de la zona de confort
• Por no correr riesgos
• Por falta de proactividad
• Porque antes no funcionó
• Por falta de liderazgo
• Por desmotivación
Y no cambiamos… nos conformamos
Los cambios en las organizaciones vienen generalmente por:
• Cambio en el mercado
• Cambios en la tecnología
• Cambios en las leyes
• Cambios en las necesidades
Que procedimiento recomiendo para afrontar un cambio en nuestra organización:
1. Determinar el por qué necesitamos el cambio
2. Hace un diagnóstico de la situación – mapeo o auditoría
3. Clarificar los objetivos del cambio
4. Identificar las actividades y las personas específicas a cambiar
5. Acordar los cambios con todos los afectados (internos y externos) (Pensad que con un cambio podemos ponerle las cosas difíciles a nuestros clientes y perder ventas)
6. Concretar qué cambios y ver los costes del cambio
7. Comunicar correctamente los cambios a todos los relacionados con la organización
8. Dar soporte a todas las personas afectadas por el cambio
9. Evaluar los resultados
Es ideal si podemos contar con consultores que nos ayuden a llevar adelante el proceso del cambio ya que estas metodologías nos pueden evitar muchos dolores de cabeza posteriores.
Pero los cambios también pueden ser por iniciativa propia, sin ninguna motivación extra que no sea el querer mejorar constantemente. De hecho, los japoneses tienen un pensamiento que le denominan “Kaizen” de mejoramiento continuo o cambio gradual pero constante.
Todo es mejorable y optimizar los procesos debe ser una búsqueda constante, un objetivo del día a día.
